Hej! Siapa sangka, setelah 1,5 tahun mencari peluang studi doktoral di berbagai universitas dan negara, ternyata jalan saya berujung di Swedia. Kabar itu datang pada akhir Oktober 2025, menambah daftar alasan mengapa bulan Oktober terasa spesial bagi saya. Saatnya mengajukan Swedish Residence Permit (SRP).
List Dokumen
Saya membuka situs Swedish Migration Agency (Migrationsverket) untuk melihat persyaratan dokumen dan langkah-langkah pengajuannya. Berikut daftar dokumen yang perlu saya siapkan untuk saya dan keluarga yang ikut pindah kesana:
1. Salinan paspor saya dan keluarga
Tidak hanya foto dan informasi utama, salinan paspor juga harus mencakup halaman tanda tangan (biasanya ada di bagian belakang paspor). Pastikan masa berlakunya masih valid dan cukup panjang. Walaupun Migrationsverket dapat memberikan permit sampai empat tahun untuk mahasiswa doktoral, izin yang diberikan tidak akan melebihi masa berlaku paspor. Di sini saya agak menyesal, kenapa waktu itu nggak memperpanjang paspor dulu sebelum apply SRP. Masa berlaku paspor saya hanya tersisa 1,5 tahun, jadi izin tinggal yang saya dapat juga hanya 1,5 tahun. Artinya, kami harus memperpanjang SRP lagi nanti di Swedia.
2. Surat penerimaan (admission letter) dari perguruan tinggi
Surat ini menyatakan bahwa kita telah diterima secara final untuk studi doktoral full time di Swedia. Tidak seperti program sarjana (S1) atau magister (S2) yang biasanya memiliki jadwal akademik tetap, studi doktoral bisa dimulai kapan saja, tergantung kebutuhan proyek atau departemen. Admission letter saya mencantumkan dua tanggal, yaitu (1) Tanggal resmi diterima (sekitar November 2025), dan (2) Batas waktu terakhir untuk memulai studi (satu tahun kemudian, sekitar November 2026).
3. Sertifikat tambahan (supplementary certificate) studi doktoral
Supplementary certificate dapat ditandatangani oleh pihak berwenang di universitas yang mengetahui rencana studi kita, misalnya, pembimbing utama atau kepala departemen. Dalam kasus saya, surat ini diberikan oleh pembimbing menggunakan template yang tersedia di situs Migrationsverket ini. Berbeda dengan admission letter, dokumen ini juga memuat topik penelitian yang akan dikerjakan, perkiraan tanggal mulai studi (1 Februari 2026), durasi studi (empat tahun full-time, tapi dapat diperpanjang tergantung pada tambahan pengabdian di departemen atau cuti lainnya), dan informasi besaran gaji bulanan yang akan diterima selama studi. Studi doktoral di Swedia pada dasarnya bisa dianggap sebagai full time job, karena kita menerima gaji bulanan serta berbagai hak dan kewajiban karyawan lainnya.
4. Dokumen yang memenuhi maintenance requirement
“Maintenance requirement” adalah jumlah minimum dana atau pendapatan yang harus tersedia untuk menutupi biaya hidup di Swedia. Biayanya bisa berbeda setiap tahun dan tergantung pada jumlah anggota keluarga yang ikut tinggal. Pada tahun 2025, besarannya adalah SEK 10.584 per bulan, ditambah dengan SEK 4.440 per bulan untuk pasangan, dan SEK 2.664 per bulan untuk setiap anak. Karena kami memiliki dua anak, jumlah minimal yang perlu kami tunjukkan adalah SEK 10.584 + 4.440 + 2.664 + 2.664 = SEK 20.352 per bulan. Bukti finansial ini dapat berupa informasi gaji yang akan diterima, surat beasiswa (meskipun untuk doktoral di Swedia ini relatif jarang karena kebanyakan menggunakan sistem gaji universitas), atau rekening pribadi. Sebenarnya informasi gaji saya di supplementary certificate (no. #3 di atas) sudah cukup untuk memenuhi syarat ini. Namun, saya juga menyiapkan statement bank pribadi sebagai dokumen tambahan.
5. Dokumen yang menunjukkan hubungan keluarga
Untuk ini saya menyiapkan Akte Nikah serta Akte Kelahiran anak-anak.
Pengajuan Aplikasi Online
Setelah semua dokumen digital siap, pada awal Desember 2025 saya mengisi formulir melalui e-service Migrationsverket untuk kami berempat sekaligus. Biaya yang harus dibayar adalah sebesar SEK 1.500/dewasa dan SEK 750/anak, sehingga totalnya SEK 4.500 (sekitar 9 juta rupiah). Kemudian saya menerima email untuk melakukan verifikasi paspor digital menggunakan aplikasi Freja di handphone.
“When Freja has verified your identity, you are ready to share your passport details with the Migration Agency by using the button below. If you are not able or willing to share your details (i.e. if you do not have an e-passport or could not use the Freja app) we ask that you still submit a response using the “Decline” button. This way we can proceed to process your application without delay.”
Sayangnya, paspor saya dan anak-anak bukan yang elektronik, sehingga kami tidak bisa menggunakan metode tersebut. Jadi saya memilih opsi “Decline” dan menunggu instruksi selanjutnya.
Keesokan harinya saya menerima email dari Migrationsverket yang meminta saya menjadwalkan kunjungan ke Embassy of Sweden di Jakarta untuk pengecekan paspor. Saya kira di tautan yang diberikan akan ada pilihan jadwal kunjungan, seperti saat mengurus visa Schengen atau residence permit UK. Namun, tidak ada pilihan seperti itu. Jadi saya mencoba mengirim email yang tertera di kontak Kedutaan, untuk menanyakan bagaimana prosedurnya.
Besoknya, hampir pukul tiga sore (batas jam operasional Kedutaan), saya masih belum menerima balasan email. Akhirnya, saya mencoba menelepon mereka. Staf yang menjawab mengatakan bahwa beliau sedang memeriksa semua email masuk dan meminta saya menunggu (hehe sabar dong, Rika!).
Tidak lama kemudian, saya menerima email yang mengundang kami untuk pemeriksaan paspor dan biometrik sekitar dua minggu dari hari ini. Wah, itu sekitar seminggu lebih cepat dari perkiraan saya. Sebelumnya saya membaca pengalaman orang lain di Threads kalau mereka butuh waktu tiga minggu sejak submit aplikasi sampai jadwal biometrik.
Kunjungan ke Kedutaan Besar Swedia di Jakarta
Pada pagi hari yang ditentukan, kami berempat datang ke Kedutaan Besar Swedia di Jakarta untuk pemeriksaan paspor dan pengambilan biometrik. Prosesnya ternyata sangat cepat, dan kami selesai dalam 15 menit saja.
Yang cukup mengejutkan, sore nya saya langsung menerima email dari Migrationsverket yang menyatakan bahwa permohonan izin tinggal kami telah disetujui. Kami hanya perlu menunggu kartu SRP dicetak dan dapat diambil 4-5 minggu kemudian (sekitar minggu ketiga Januari). Saya menghubungi supervisor dan menyarankan tanggal yang aman untuk saya mulai bekerja adalah 1 Maret 2026, bukan 1 Februari, untuk mengantisipasi jika proses SRP terlambat. Saya juga baru berani membeli tiket pesawat setelah SRP saya benar-benar keluar.
Alhamdulillah, meskipun melewati periode libur Natal dan Tahun Baru, SRP kami selesai sesuai perkiraan. Kalau dihitung dari awal pengajuan online sampai kartu SRP siap diambil, total prosesnya memakan waktu sekitar tujuh minggu. Jujur, sebelum memulai proses ini saya sempat membayangkan prosedurnya akan panjang, rumit, dan penuh ketidakpastian. Mungkin karena pengalaman mengurus berbagai visa dan dokumen keimigrasian sebelumnya sering kali menguras energi (dan kesabaran haha). Apalagi di situs Migrationsverket tertulis bahwa sekitar 75% proses Residence Permit selesai dalam waktu tiga bulan!
Ternyata pengalaman kali ini justru berjalan cukup mulus. Ada sih sedikit drama kecil, seperti kebingungan soal paspor non-elektronik, jadwal appointment di Kedutaan, sampai saya yang gelisah menunggu balasan email dari Kedutaan menjelang libur akhir tahun. Tetapi secara keseluruhan prosesnya berjalan lancar. Saya langsung mengabari supervisor dan human resource kampus, agar mereka bisa membuatkan kontrak kerja dengan tanggal mulai yang sudah pasti.
Dan saat kartu SRP itu akhirnya ada di tangan, semuanya mulai terasa nyata. It’s really happening. After a long process of applications and waiting, this is the year my PhD journey finally begins. Sweden, we’re coming!